Automatyzacja faktur KSeF w ERP BPSC Forterro – AI, workflow akceptacji i automatyczne księgowanie

Read in English

Obieg faktur KSeF w ERP BPSC Forterro – AI, workflow akceptacji i automatyczne księgowanie

Cyfryzacja procesów księgowych w przedsiębiorstwach przyspiesza wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Firmy korzystające z systemu ERP BPSC Forterro mogą znacząco usprawnić obsługę dokumentów kosztowych dzięki wykorzystaniu elektronicznego obiegu faktur, automatyzacji i sztucznej inteligencji.

Umów bezpłatną konsultację

Dzięki konektorowi zbudowanemu przez INOQ możliwe jest wykorzystanie AI do zarządzania fakturami zakupowymi pobranymi z KSeF bezpośrednio w systemie ERP BPSC Forterro. System może automatycznie weryfikować dokumenty, przeprowadzać proces ich akceptacji oraz przekazywać je do księgowania.
Po przejściu przez kolejne etapy akceptacji faktura zostaje automatycznie przypisana do odpowiedniego konta księgowego, zgodnie z przyjętym schematem dekretacji w systemie ERP.

Pobieranie faktur z KSeF do BPSC Forterro

Punktem wyjścia działania rozwiązania są faktury zakupowe, które zostały już pobrane do systemu ERP BPSC Forterro.

To właśnie na tych dokumentach uruchamiane są kolejne etapy automatyzacji, takie jak analiza przez AI, workflow akceptacji czy automatyczne księgowanie.
Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF do systemu ERP BPSC Forterro jest możliwe dzięki wykorzystaniu dedykowanego modułu KSeF.

AI w księgowości – inteligentna analiza faktur

Faktury pobierane z KSeF mogą być poddane wstępnej weryfikacji przez sztuczną inteligencję już na etapie kancelarii zakupowej. Dzięki wykorzystaniu AI możliwa
jest szybka ocena zasadności dokumentu – zarówno w podstawowym, jak i bardziej zaawansowanym zakresie analizy.

Podstawowa weryfikacja obejmuje sprawdzenie w bazie ERP, czy:

NIP kontrahenta znajduje się w bazie dostawców lub czy firma realizowała wcześniej zakupy od tego kontrahenta.

Rozszerzona analiza pozwala dodatkowo ustalić, czy:

faktura od danego dostawcy jest powiązana z zamówieniem, dokumentem WZ, projektem lub innym procesem biznesowym w systemie.

Jeżeli dokument budzi wątpliwości – na przykład nie ma powiązania z wcześniejszymi transakcjami lub procesami biznesowymi – AI może automatycznie oznaczyć fakturę jako wymagającą dodatkowej weryfikacji. W takim przypadku dokument zostaje skierowany do szczegółowej kontroli przez odpowiednią osobę w
organizacji o czym otrzymuje powiadomienie na czacie.

Elektroniczny obieg faktur z AI w systemie Bitrix24

Bitrix24 umożliwia wdrożenie rozbudowanego i elastycznego systemu obiegu faktur, który można dopasować do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Dzięki temu dokument zakupowy po wstępnej weryfikacji jest automatycznie kierowany do odpowiednich użytkowników systemu ERP BPSC Forterro, odpowiedzialnych za jego zatwierdzenie. Szczególnie duże korzyści automatyzacja przynosi w przypadku faktur dotyczących płatności cyklicznych, takich jak: abonamenty, czynsze, usługi serwisowe itp.

W takich sytuacjach, dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji, proces akceptacji i księgowania może zostać w znacznym stopniu zautomatyzowany.
Na podstawie zapisanych w systemie warunków umów i historycznych księgowań AI
może automatycznie:

przypisać odpowiednie osoby do procesu akceptacji,
wygenerować opis księgowy dokumentu,
wskazać centrum kosztów oraz przygotować fakturę do zaksięgowania po zatwierdzeniu przez osobę merytoryczną.

Dzięki temu w wielu przypadkach proces akceptacji może zostać ograniczony do jednego kliknięcia potwierdzającego, co znacząco przyspiesza obsługę dokumentów kosztowych w firmie.

Automatyczne księgowanie faktur – eliminacja ręcznej pracy

Jedną z kluczowych korzyści wynikających z cyfryzacji procesów finansowych jest możliwość automatycznego księgowania faktur.
Po zakończeniu workflow akceptacji faktur system może automatycznie zaksięgować dokument zgodnie z wcześniej zdefiniowanym schematem dekretacji, przypisując go do właściwego centrum kosztów oraz odpowiedniego konta księgowego.
Dzięki temu faktura zostaje zapisana w rejestrze księgowym systemu BPSC Forterro bez konieczności ręcznego wprowadzania danych przez dział księgowości.

Obsługa dokumentów spoza KSeF

W praktyce nie wszystkie dokumenty kosztowe trafiają do firmy poprzez KSeF. Wiele z nich nadal przekazywanych jest w formie plików PDF lub skanów. Dotyczy to między innymi: faktur zagranicznych, paragonów z NIP, not księgowych
W takich przypadkach wykorzystywany jest inteligentny OCR faktur wspierany przez AI, który automatycznie odczytuje dane z dokumentów.
System może rozpoznać m.in.:

numer faktury,
dane kontrahenta,
datę sprzedaży i wystawienia dokumentu oraz termin płatności
wartości netto i VAT,
pozycje faktury.

Po odczytaniu danych dokument trafia automatycznie do kancelarii zakupowej, bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji do systemu. Następnie faktura kierowana jest do workflow akceptacji, a po jego zakończeniu może zostać automatycznie zaksięgowana w systemie ERP BPSC Forterro.

Platforma Bitrix24 jako środowisko automatyzacji procesów biznesowych w systemie ERP BPSC Forterro

Rozwiązanie do automatyzacji faktur zakupowych KSeF działa w oparciu o platformę Bitrix24, która stanowi centralne środowisko zarządzania procesami w firmie.
W ramach platformy dostępne są m.in.:

pełnoprawny CRM do zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami,
system do zarządzania projektami i zadaniami,
narzędzia wspierające zarządzanie HR i organizację pracy zespołów.

Dzięki temu wdrożenie automatyzacji faktur może jednocześnie uporządkować wiele
innych procesów biznesowych w firmie.

skontaktuj się z nami