INOQ IQ.Care – A Comprehensive Process for Managing Recruitment and Caregiver Support in the Home Care Industry
The process begins with the first client contact and continues through caregiver selection, ending with the organization of the caregiver’s trip to the client.
Efektywne pozyskiwanie klientów – automatyzacja pierwszego kontaktu
- Automatyczną rejestrację zgłoszeń – wszystkie zapytania klientów są natychmiast rejestrowane w systemie i przypisywane do odpowiedniego doradcy.
- Generowanie ofert w kilka sekund – system na podstawie wprowadzonych danych klienta automatycznie tworzy i wysyła ofertę, eliminując czasochłonne przygotowywanie dokumentów.
- Przypomnienia o kontaktach – przy pomocy naszego indywidulanego rozwiązania system Bitrix24, rejestruje całą historię interakcji z klientem i wysyła powiadomienia o konieczności wykonania kolejnych kroków, takich jak telefon czy e-mail.
- Kategoryzację klientów – możliwość podziału klientów na różne grupy pozwala na skuteczniejsze zarządzanie współpracą oraz dopasowanie opiekunek do ich indywidualnych wymagań.
Skuteczna rekrutacja opiekunek – precyzyjne dopasowanie kandydatów
W branży opiekuńczej kluczowe jest znalezienie odpowiedniej osoby do opieki nad klientem, co wymaga wnikliwej selekcji i dopasowania do potrzeb. Nasz autorski proces przy pomocy Bitrix24 automatyzuje ten proces, oferując:
- Bazy stałych i historycznych opiekunek – system umożliwia szybkie sprawdzenie, które opiekunki pracowały już u danego klienta oraz jakie były ich wcześniejsze opinie.
- Zaawansowane filtrowanie kandydatów – rekruterzy mogą w kilka sekund znaleźć opiekunki spełniające konkretne wymagania (np. znajomość języka, doświadczenie, referencje).
- Monitorowanie statusu kandydatów – system przypomina o konieczności kontaktu z opiekunką, aktualizacji jej dostępności czy weryfikacji dokumentów.
- Weryfikację kandydatek – każdy proces rekrutacyjny jest dokumentowany, a kandydatki przechodzą przez określone etapy: wstępną selekcję, weryfikację kwalifikacji i dopasowanie do klientów.
Transparentna komunikacja – szybki kontakt i skuteczna obsługa klienta
Efektywna komunikacja między klientem, firmą a opiekunką to klucz do sukcesu w branży opiekuńczej. Iq.Care przy pomocy Bitrix24 wspiera ten proces poprzez:
- Automatyczne wysyłanie propozycji opiekunek do klientów – system generuje profesjonalne wiadomości e-mail z profilem opiekunki i wysyła je bezpośrednio do klienta.
- Śledzenie statusu decyzji klienta – jeśli klient nie odpowie na propozycję w ciągu określonego czasu, system przypomina o konieczności kontaktu i ponownego przedstawienia oferty.
- Elastyczność w rekrutacji – jeśli klient odrzuci propozycję opiekunki, system automatycznie kieruje rekrutera do ponownego wyszukania odpowiedniej kandydatki.
- Zarządzanie bazą klientów i ich preferencjami – każda interakcja i preferencje klienta są archiwizowane, co pozwala na długoterminowe budowanie relacji i dostosowanie przyszłych ofert.
Efficient Handling of Formalities – Contracts and Documentation Without Errors
• Automatic contract generation – the system creates contracts, annexes, and other documents based on data entered during recruitment.
• Deadline control – IQ.Care monitors document validity (e.g., A1, EKUZ) and reminds staff when updates are required.
• Digital document archiving – all contracts, attachments, and formal documents are stored securely in the system and accessible to authorized personnel.
• Insurance and ZUS processing support – the system automatically verifies caregiver status, eliminating manual checks.
This eliminates errors, accelerates administrative tasks, and ensures full legal compliance.
Organizacja wyjazdów opiekunek – pełna kontrola nad logistyką
Planowanie i zarządzanie wyjazdami opiekunek wymaga doskonałej organizacji. Iq.Care usprawnia ten proces, zapewniając:
- Automatyczne przypisywanie opiekunek do klientów – system rejestruje daty rozpoczęcia i zakończenia wyjazdów oraz generuje powiadomienia o konieczności ich przedłużenia lub zastąpienia.
- Monitorowanie jakości opieki – system przypomina o konieczności kontaktu z klientem i opiekunką w trakcie wyjazdu, co pozwala na bieżącą kontrolę jakości usług.
- Planowanie przyszłych wyjazdów – system tworzy harmonogramy i przypomina o konieczności znalezienia nowej opiekunki na dany termin.
- Elastyczne zarządzanie zmianami – jeśli wyjazd opiekunki zostanie przedłużony, skrócony lub anulowany, system automatycznie aktualizuje powiązane umowy i zgłoszenia.
IQ.Care with Bitrix24 as a Key Tool for the Home Care Industry
💡 Automated recruitment and client service – fast processing of inquiries and efficient caregiver matching.
💡 Effective communication – complete interaction history and automated reminders.
💡 Full control over contracts – document generation and formalities managed within a single system.
💡 Optimized caregiver travel – monitoring deadlines and automatic replacement management.
With our solution in Bitrix24, your company can work faster, more efficiently, and more professionally. 🚀
📞 Want to learn more? Contact us and discover how INOQ can transform your business!
.