System CRM za pomoca wdrążenia procesu biznesowego naszego autorstwa,  automatycznie gromadzi, przechowuje i aktualizuje wszystkie istotne informacje dotyczące pojazdów, zapewniając przejrzystą ewidencję i szybki dostęp do kluczowych parametrów:

Dane techniczne i identyfikacyjne

• Każdy pojazd w systemie posiada szczegółowy profil zawierający podstawowe informacje umożliwiające jego jednoznaczną identyfikację:

• Marka i model – pozwala na szybkie filtrowanie i kategoryzowanie pojazdów w bazie.
• Rocznik – istotny dla określania wieku pojazdu oraz planowania jego eksploatacji.
• Numer rejestracyjny i VIN – kluczowe identyfikatory, niezbędne do śledzenia historii pojazdu i weryfikacji jego danych w zewnętrznych systemach (np. CEPiK, ubezpieczycieli).

Parametry eksploatacyjne i użytkowe

• Przebieg pojazdu – system automatycznie rejestruje i aktualizuje przebieg, pozwalając na planowanie przeglądów technicznych oraz wymiany części eksploatacyjnych na podstawie rzeczywistego zużycia.
• Rodzaj paliwa – informacja istotna dla optymalizacji kosztów tankowania oraz doboru odpowiednich procedur serwisowych.
• Pojemność silnika – parametr wpływający na koszty eksploatacji, wysokość składek ubezpieczeniowych oraz planowanie przeglądów.

Historia serwisowa, przeglądy i rezerwacje

Każdy pojazd posiada szczegółową kartotekę zawierającą kompletną historię wszystkich działań, co pozwala na pełną transparentność i lepsze planowanie działań serwisowych.

• Historia przeglądów technicznych – system automatycznie rejestruje daty przeglądów, przypisuje do nich odpowiednie dokumenty oraz wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach badań technicznych.
• Zarejestrowane naprawy i interwencje serwisowe – wszystkie naprawy są zapisywane wraz z informacjami o wykonanych czynnościach, wymienionych częściach oraz poniesionych kosztach.
• Ostatnie rezerwacje pojazdu – system monitoruje, kto i kiedy korzystał z pojazdu, co pozwala na efektywne zarządzanie dostępnością floty i optymalizację jej wykorzystania.

Opiekun pojazdu – dedykowana osoba odpowiedzialna za stan techniczny

Każdy pojazd dodany do systemu CRM może mieć przypisanego opiekuna – osobę odpowiedzialną za jego stan techniczny oraz terminowe wykonywanie przeglądów i serwisów. Funkcja ta ułatwia organizację pracy, eliminując ryzyko pominięcia kluczowych czynności związanych z utrzymaniem pojazdu w pełnej sprawności.

Automatyczna aktualizacja statusu pojazdu

Jedną z funkcjonalności jakie możemy osiągnąć poprzez nasz proces jest dynamiczne monitorowanie statusu pojazdu i jego automatyczna aktualizacja w zależności od przeprowadzanych działań. Dzięki temu flota jest zarządzana w sposób przejrzysty, a użytkownicy zawsze mają dostęp do aktualnych informacji.

• Serwis – gdy pojazd zostaje skierowany na naprawę, jego status automatycznie zmienia się na „W serwisie”, a system rejestruje planowany termin zakończenia prac.
• Przegląd techniczny – po zarejestrowaniu przeglądu system zapisuje jego wynik oraz nową datę kolejnego badania.
• Rezerwacja – pojazdy wykorzystywane przez różnych pracowników oraz klientów mogą być rezerwowane, a system zapisuje, kto i na jaki okres dany pojazd użytkował.

Dzięki tym funkcjom możliwe jest pełne monitorowanie stanu technicznego i dostępności pojazdów, co pozwala uniknąć kosztownych przestojów oraz optymalizować zarządzanie flotą.

Automatic Inspection Registration
• The CRM system monitors inspection schedules and automatically generates tasks when deadlines approach.
• Supervisors receive email/SMS reminders to perform upcoming inspections.
• Integration with the company calendar helps plan service without impacting vehicle availability.

Integrated Inspection Documentation
• After inspection, the system requires upload of the digital report and the next inspection date.
• Automatic reminders prevent missing or incomplete documentation.
• Photos, invoices, and related documents can be stored for audits and financial control.

Complete Inspection History with Trend Analysis
• All technical inspections are archived in one place, offering clear access to each vehicle’s history.
• Trend analysis helps identify recurring issues and optimize maintenance planning.
• Automatic reporting enables generating summaries on fleet condition — supporting investment and replacement decisions.

These features make fleet management more transparent, automated, and cost-efficient.