Poznaj nasze rozwiązania

Read in English

Automatyzacja faktur zakupowych KSeF – workflow akceptacji faktur i OCR dzięki integracji Bitrix24 z ERP

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz więcej firm szuka sposobów na usprawnienie procesu obsługi dokumentów kosztowych. Samo pobieranie faktur z KSeF to dopiero pierwszy krok – kluczowe jest ich sprawne zweryfikowanie, przeprowadzenie procesu akceptacji oraz właściwe księgowanie.

Rozwiązaniem jest automatyzacja faktur zakupowych KSeF w Bitrix24, która łączy workflow akceptacji faktur, inteligentny OCR oraz integrację systemów ERP. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą znacząco przyspieszyć obieg dokumentów i ograniczyć ręczną pracę działów księgowości.

Integracja KSeF z ERP – fundament automatyzacji faktur

Planowanie nie jest cechą osobowości.
Podstawą działania rozwiązania jest integracja KSeF z ERP, która pozwala automatycznie pobierać faktury zakupowe i przekazywać je do procesu weryfikacji oraz akceptacji.
Dzięki integracji platformy Bitrix24 z popularnymi systemami ERP możliwe jest stworzenie kompletnego środowiska do zarządzania dokumentami kosztowymi. Integracja obejmuje m.in.:

workflow akceptacji faktur Subiekt Nexo, Comarch ERP XL/Optima, Symfonia
inteligentny OCR do odczytu danych z dokumentów Comarch ERP Optima/XL, Subiekt Nexo
automatyczne księgowanie faktur Symfonia

Kluczowe pytania przy weryfikacji faktury zakupowej

Po otrzymaniu faktury zakupowej z KSeF organizacja powinna odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

Czy zakup był zasadny i zgodny z potrzebami firmy?
Do jakiego projektu lub obszaru działalności należy przypisać koszt?
Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzenie wydatku?

Automatyzacja tych etapów znacząco przyspiesza proces księgowy, redukuje ryzyko błędów oraz zapewnia pełną kontrolę nad wydatkami przedsiębiorstwa.

Workflow akceptacji faktur – elektroniczny obieg dokumentów kosztowych

W ramach Bitrix24 dostępny rozbudowany i elastyczny workflow akceptacji faktur, który można dostosować do struktury organizacyjnej firmy na podstawie, którego . dokument jest automatycznie kierowany do odpowiednich osób

AI w księgowości – inteligentna weryfikacja dokumentów

Sztuczna inteligencja może usprawnić proces weryfikacji faktur oraz identyfikowania potencjalnych nieprawidłowości

Weryfikacja kontrahenta

AI może automatycznie sprawdzić:

czy NIP kontrahenta znajduje się w bazie dostawców lub, czy wcześniej realizowane były zakupy od danego kontrahenta

Jeżeli kontrahent nie występował wcześniej w systemie lub nie były realizowane od niego zakupy, faktura może zostać oznaczona jako wymagająca dokładniejszej weryfikacji.

Analiza procesów biznesowych

Dzięki integracji z systemami ERP i CRM sztuczna inteligencja może dodatkowo sprawdzić, czy dla danego kontrahenta istnieją powiązane dokumenty biznesowe, takie jak:

zamówienia,
dokumenty WZ,
projekty,

Jeżeli faktura nie jest powiązana z żadnym procesem biznesowym, system może automatycznie skierować ją do dodatkowej kontroli.

Obsługa dokumentów poza KSeF – OCR i AI w księgowości

W praktyce wiele dokumentów kosztowych nadal trafia do firm poza systemem KSeF. Dotyczy to między innymi:

faktur zagranicznych,
paragonów z NIP,
not księgowych,
innych dokumentów kosztowych.

W takich przypadkach wykorzystywany jest inteligentny OCR wspierany przez AI, pozwalający automatycznie zapisać fakturę w systemie ERP. Link do filmu (przygotować na zasadzie zamówień)

Automatyczne księgowanie faktur – eliminacja ręcznej pracy

Jedną z największych korzyści wynikających z cyfryzacji procesów finansowych jest automatyczne księgowanie faktur.
Po zakończeniu workflow akceptacji faktur system może automatycznie:

przypisać fakturę do odpowiedniego centrum kosztów,
powiązać ją z projektem,
przypisać konto księgowe,
wygenerować opis księgowy.

Dzięki temu faktura zostaje zapisana w rejestrze księgowym bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Zobacz listę systemów ERP, które integrujemy: link do strony głównej z integracjami

Automatyczne księgowanie faktur cyklicznych i kosztów stałych

Szczególną kategorią dokumentów są faktury cykliczne, takie jak:

abonamenty, czynsze, opłaty licencyjne, usługi serwisowe, itp. których akceptacja i księgowanie zgodnie ze schematem księgowym może zostać dzięki użyciu sztucznej inteligencji w pełni zautomatyzowane.
Na podstawie zapisanych warunków umów AI może automatycznie:

przypisać osoby do akceptacji,
wygenerować opis księgowy
przypisać centrum kosztów i zaksięgować na konto po akceptacji osoby merytorycznej

Dzięki temu proces akceptacji może zostać ograniczony do jednego kliknięcia potwierdzającego.

Platforma Bitrix24 jako środowisko automatyzacji procesów biznesowych

Rozwiązanie do automatyzacji faktur zakupowych KSeF działa w oparciu o platformę Bitrix24, która stanowi centralne środowisko zarządzania procesami w firmie.
W ramach platformy dostępne są m.in.:

pełnoprawny CRM do zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami,
system do zarządzania projektami i zadaniami,
narzędzia wspierające zarządzanie HR i organizację pracy zespołów.

Dzięki temu wdrożenie automatyzacji faktur może jednocześnie uporządkować wiele innych procesów biznesowych w firmie.

Napisz do nas