Read in English

Zarządzanie zakupami – jak uporządkować proces i uniknąć kosztownych błędów?

Poznaj najczęstsze wyzwania związane z zarządzaniem zakupami i sprawdź, jak uporządkowany proces pomaga ograniczyć koszty, zwiększyć dostępność produktów i usprawnić pracę całej firmy.

Umów bezpłatną konsultację

Braki magazynowe, nadmierne zapasy i opóźnione dostawy?

Brakuje towaru, gdy klient chce złożyć zamówienie? Magazyn jest przepełniony produktami, które sprzedają się zbyt wolno? A może dział zakupów traci czas na analizowanie danych z ERP, arkuszy Excel i wiadomości e-mail?

Czym jest zarządzanie zakupami?

Zarządzanie zakupami to proces planowania, realizacji i kontroli zakupów w przedsiębiorstwie. Jego celem jest zapewnienie odpowiedniej dostępności produktów przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów i utrzymaniu optymalnych stanów magazynowych.
Dobrze zorganizowany proces zakupowy wpływa nie tylko na dział zakupów. Ma bezpośredni wpływ na sprzedaż, produkcję, magazyn, obsługę klienta oraz płynność finansową firmy.

Najczęstsze problemy w zarządzaniu zakupami

Informacje o dostawach są rozproszone

Status zamówienia znajduje się w ERP, termin dostawy w e-mailu, a ustalenia z dostawcą w notatkach lub podczas rozmowy telefonicznej.

Brakuje towaru wtedy, gdy wpływają zamówienia

Klienci czekają na realizację zamówień, a handlowcy muszą tłumaczyć opóźnienia.

Nadmierne zapasy i zamrożony kapitał

Nieoptymalne zakupy zwiększają wartość magazynu oraz koszty utrzymania zapasów.

Brak pełnej kontroli nad realizacją dostaw

Brak bieżącej informacji o statusie zamówień, terminach dostaw i potencjalnych opóźnieniach utrudnia planowanie sprzedaży, produkcji i obsługi klientów.

Czasochłonna obsługa procesu zakupowego

Kupcy ręcznie analizują stany magazynowe, przygotowują zamówienia a kontakt z dostawcami oraz monitorowanie realizacji wymaga wielu powtarzalnych czynności.

Trudności w rozliczaniu rzeczywistych kosztów zakupu

Koszty transportu, cła i usług logistycznych nie są właściwie przypisywane do produktów, co zniekształca marżę.

Dlaczego warto usprawnić zarządzanie zakupami?

Dobrze zaprojektowany proces zakupowy przynosi korzyści całej organizacji.

Większa dostępność produktów
Mniej braków magazynowych,
Optymalny poziom zapasów
Szybsze przygotowanie zamówień
Pełna kontrola nad dostawami
Lepsza współpraca między działami
Niższe koszty operacyjne
Oszczędność czasu pracowników

ILE NAPRAWDĘ KOSZTUJE NIEEFEKTYWNE ZARZĄDZANIE ZAKUPAMI?

Koszty nie kończą się na źle złożonym zamówieniu.

  • utraconą sprzedaż z powodu braku produktów,
  • zamrożony kapitał w nadmiernych zapasach,
  • dodatkowe koszty ekspresowych dostaw,
  • błędne decyzje wynikające z nieaktualnych danych,
  • większą liczbę reklamacji i opóźnień,
  • czas pracowników poświęcony na ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań.
W praktyce oznacza to wyższe koszty działalności, niższą rentowność oraz gorszą obsługę klientów.

Jak poprawić zarządzanie zakupami?

Pierwszym krokiem jest uporządkowanie procesu oraz zapewnienie wszystkim działom dostępu do tych samych, aktualnych informacji.
Coraz więcej firm wykorzystuje również rozwiązania, które automatyzują analizę zapotrzebowania, planowanie zakupów, monitorowanie dostaw i współpracę z dostawcami. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na podejmowaniu decyzji, zamiast wykonywać powtarzalne czynności administracyjne.

W oparciu wyliczenia INOQ poniżej przedstawione są roczne oszczędności, które uzyskują firmy dzięki wdrożeniu automatyzacji procesu zakupów i zarządzania dostawami w odniesieniu do łącznej oszczędności czasu wszystkich osób uczestniczących w procesie zakupów, magazynowania, logistyki i sprzedaży

Wielkość/Rodzaj 

firmy 

  • Do 20 osób 
  • Około 100 osób 
  • 250 + osób 
Zakupy projektowe 
  • 10 100 zł/rok 
  • 20 200 zł/rok 
  • 33 600 zł/rok 
Produkcja i montaż 
  • 15 100 zł/rok 
  • 30 200 zł/rok 
  • 47 000 zł/rok 
Hurt i dystrybucja 
  • 20 200 zł/rok 
  • 40 300 zł/rok 
  • 60 500 zł/rok 
Rzeczywista wartość rozwiązania jest zwykle znacznie wyższa dzięki ograniczeniu braków magazynowych, lepszemu wykorzystaniu kapitału, poprawie dostępności towarów, redukcji błędów i wzrostowi efektywności współpracy między działami. 

Szukasz rozwiązania do zarządzania zakupami?

Jeżeli chcesz usprawnić proces zakupowy, ograniczyć liczbę ręcznych działań i lepiej kontrolować dostawy, warto wykorzystać narzędzia stworzone specjalnie do zarządzania zakupami.
IQ.Supply to autorskie rozwiązanie INOQ zintegrowane z Bitrix24, które wspiera cały proces – od analizy zapotrzebowania, przez planowanie zakupów i komunikację z dostawcami, aż po kontrolę realizacji dostaw oraz dostępności produktów.

Poznaj IQ.Supply i zobacz, jak usprawnić zarządzanie zakupami w firmie wykorzystując dane z Twojego ERP.

Możemy przygotować dla Twojej firmy w pełni funkcjonalne środowisko testowe na 30 dni, aby użytkownicy mogli sprawdzić IQsupply w praktyce.

30 DNI • BEZPŁATNIE • BEZ ZOBOWIĄZAŃ

Chcę przetestować IQsupply

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest zarządzanie zakupami?
To proces planowania, realizacji i kontroli zakupów, którego celem jest zapewnienie ciągłości dostaw przy optymalnych kosztach.
Jakie są najczęstsze problemy w zarządzaniu zakupami? 
Najczęściej są to braki magazynowe, nadmierne zapasy, rozproszone informacje oraz czasochłonne, ręczne wykonywanie procesów.
Jak zarządzanie zakupami wpływa na sprzedaż?
Dobrze zaplanowane zakupy zwiększają dostępność produktów, ograniczają opóźnienia w realizacji zamówień i poprawiają jakość obsługi klientów.

Zobacz, jak może wyglądać zarządzanie zakupami w Twojej firmie.

umów bezpłatna konsultacje
Z technologiami Bitrix24. Twórz strony internetowe online
Zgłoś naruszenie